Конференция

Конференции в современном мире стали одной из самых распространенных форм обсуждения различных вопросов официальными и неофициальными представителями двух или более стран. Они бывают научными, деловыми, политическими и др. На практике выработались определенные правила созыва, подготовки и проведения конференций. Чтобы конференция удалась, нужно, прежде всего обратить основное внимание на организацию конференции — оргкомитет, причем подготовку конференции лучше всего начать не позднее чем за полгода до времени ее созыва, вовлекая как можно больше активистов-энтузиастов.

При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать.

Сценарий проведения конференции также пишется заранее, и выносится на обсуждение оргкомитета.

Приглашения на общественную конференцию рассылаются за два-три месяца до открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет, причем в указанный в приглашении срок, задержка ответа может быть воспринята очень негативно. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе.

Приглашения на научную конференцию также рассылаются за два-три месяца, а на международную — даже за полгода. Если приглашение пришло на организацию, а не лично научному сотруднику, то в случае отказа приехать на нее отвечать не нужно, но если вы решили участвовать, то необходимо четко соблюдать сроки отправки научных 36 тезисов, передачи членского взноса и т.п., поскольку это связано с определением числа участников конференции, а также с публикацией ее материалов.

В том случае, когда в конференции участвуют делегации иностранных государств, нужно подготовить программу пребывания, при этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки и т. д. Программа предварительно согласовывается с гостями, и в дальнейшем должно быть обращено внимание на пунктуальность ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято, хотите вы этого или нет, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства. Составляя программу, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она носила познавательный характер и в то же время позволяла удовлетворить профессиональные интересы ее членов. В нашей стране программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также музеев и театров. Во время этих мероприятий делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений. Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное отношение к себе.